In den letzten beiden Jahren waren wir vermehrt für Vereine tätig. In diesem Beitrag zeigen wir auf, was wir für Vereine tun können, wie wir arbeiten und was Ihr Verein davon hat.
Auch in Vereinen hält die Digitalisierung Einzug, kein Weg führt daran vorbei. Als langjähriger Vorstand oder Beisitzer in einem Verein fragen Sie daher sicher: Was bedeutet das für meinen Verein? Wie können wir das im Ehrenamt umsetzen?
Bei der Beantwortung dieser Fragen stehen wir von der itcv GmbH Ihnen gerne zur Seite, und zwar genau in dem von Ihnen benötigten Umfang! Unsere Bandbreite reicht dabei von der Durchführung von Seminaren zu bestimmten Themen und Coaching der verantwortlichen Personen über die Durchführung definierter Aufgaben oder Projekte bis zur umfassenden und verantwortlichen Betreuung bestimmter Bereiche.
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Das Prozessmanagement ist zentral
Obwohl sich ein Sportverein von einem Faschings- oder Geschichts- und Heimatverein stark unterscheidet: wenn es um das Vereinsmanagement geht, sind sich alle Vereine & Verbände doch sehr ähnlich. Letztendlich geht es um bestimmte Ziele, einen gewissen Mehrwert, den ein Verein für seine Mitglieder durch seine Angebote schafft. Diese Angebote können aber immer nur so gut sein wie die dahinterliegenden Prozesse.
Um die Abläufe in einem Verein zu optimieren und gegebenenfalls zu digitalisieren, müssen diese zunächst mal bekannt sein. Und zwar nicht nur in den Köpfen einzelner Personen, sondern in einer Form aufgeschrieben, dass der Prozess jederzeit durch eine Dritte Person ausgeführt werden könnte (das hilft übrigens auch sehr, wenn mal jemand für längere Zeit ausfällt).
Bei der Strukturierung von Prozessen hilft eine Prozesslandkarte.
Prozesslandkarte am Beispiel eines Breitensportvereins
Der erste Schritt ist also immer das Erarbeiten der spezifischen Prozesslandkarte für den eigenen Verein (Fragestellung: welche Abläufe gibt es in unserem Verein und wie hängen diese zusammen?) und daran anschließend die Dokumentation der wichtigen Prozesse und deren Erfassung in einem einfachen Prozessmanagementsystem – vergleichbar dem Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen.
Hierbei muss man es jedoch in einem Verein nicht übertreiben. So benötigt man beispielsweise nicht zwingend eine Prozessmanagementsoftware: die Struktur ist durch die Prozesslandkarte bereits vorgegeben und reicht oft aus. Sich zunächst auf die wichtigen Prozesse zu konzentrieren, reduziert ebenfalls den Aufwand. Aber welche Prozesse sind „wichtig“?
Wir empfehlen unseren Kunden, sich auf folgende beiden Gruppen zu konzentrieren:
- Prozesse, die sehr häufig ausgeführt werden
- Prozesse, die bekanntermaßen fehleranfällig sind, d. h. bei denen oft „etwas schief geht“
Warum gerade dieser Fokus? Weil es sich dabei um sogenannte Low hanging Fruits handelt: im Rahmen der anschließenden Prozessoptimierung gibt es hier am meisten zu gewinnen, man sieht am schnellsten den Nutzen des Prozessmanagements. Bei der Prozessoptimierung geht es um
- Vereinfachung von Prozessen (Zeitersparnis)
- Reduzierung von Fehlerquellen
Ein Beispiel aus der Praxis: Wir stoßen in vielen Vereinen auf Word-Dateien, die bei jeder Wiederholung eines Vorgangs (z. B. Eingang einer Spende) geöffnet, manuell geändert, gedruckt und gespeichert werden. Das ist zeitraubend, fehleranfällig – und kann bereits durch die einfachste Vereinsmanagement-Software so weit automatisiert werden, dass diese Vorgänge zukünftig viel weniger Zeit in Anspruch nehmen und Eingabefehler nahezu ausgeschlossen sind.
Wir unterstützen Ihren Verein bei der Erarbeitung „Ihres“ Prozessmanagment-Frameworks und der Erstellung von Prozessbeschreibungen.
Organisation und interne Kommunikation
Abhängig von Art und Größe des Vereins unterscheiden sich die Anforderungen bezüglich der Organisation und der internen Kommunikation zum Teil erheblich.
Beispiel Vereinssoftware: für einen kleinen Verein mit 10 – 25 Mitgliedern ist der Nutzen eher fraglich. Bei einem Breitensportverein mit mehreren Tausend Mitgliedern geht es gar nicht ohne. Zudem sind die Anforderungen an die Vereinssoftware bei besagtem Breitensportverein offensichtlich ganz andere als bei einem Verein, der sich im schulischen Umfeld betätigt.
itcv hilft Ihnen bei der Auswahl der objektiv am besten geeigneten Software für Ihren Verein.
Beim Thema Kollaboration geht es um die digitale Zusammenarbeit zwischen den verantwortlichen Akteuren, also Vorstand, Beisitzer, Geschäftsstelle, ggf. Abteilungsleiter. Auch wenn Sie jetzt vielleicht sagen "Unsinn, wir treffen uns sowieso jede Woche." empfehlen wir Ihnen dringend weiterzulesen!
Ein Beispiel ist etwa das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Dazu haben wir hier die Vorteile einer Kollaborationssoftware aufgezeigt.
Aber auch die Frage nach einer gemeinsamen Dateiablage, einer leistungsfähigen Chat-Software und einem Tool für Video-Konferenzen können mit der geeigneten Kollaborationssoftware gelöst sein.
Übrigens empfehlen wir in der Regel den Einsatz von Microsoft 365. Darin ist – neben den geläufigen Programmen wie Word und Excel – auch die Kollaborationssoftware Microsoft Teams enthalten. Für eingetragene Vereine ist eine begrenzte Anzahl Lizenzen sogar kostenblos.
itcv unterstützt Sie bei der Auswahl und der Einführung geeigneter Kollaborationssoftware.
Presse & Social Media
Ob in klassischen Print-Medien oder Social Media Auftritt Ihres Vereins: Öffentlichkeitsarbeit ist für die Mitgliedergewinnung unabdingbar!
Wir wissen, wie man eine professionelle Pressemitteilung schreibt und was es beim Social Media Auftritt Ihres Vereins zu beachten gibt. Wenn Sie uns jetzt ansprechen, profitiert auch Ihr Verein von unserem Know-How.
Ihr Web-Auftritt: die Visitenkarte Ihres Vereins
Ihr Web-Auftritt ist heute im besten Fall nicht nur ein Schaufenster, in dem sich Besucher:innen über Ihren Verein informieren können. Er bietet auch die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge weitgehend zu automatisieren.
Beispiele hierfür sind die Anmeldung neuer Mitglieder, die Buchung von Kursen, eine Spendenmöglichkeit oder der Einsatz Ihrer Website als Campaigning-Plattform.
Wir analysieren präzise Ihren Bedarf und realisieren anschließend die dazu passende Website für Sie.
Sprechen Sie uns gerne an.
Sicherheit & Compliance
Auch Vereine unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die wenigsten Vereine und Ehrenamtlichen wissen jedoch um Ihre Pflichten innerhalb der Datenschutzgesetze. Sofern kein Datenschutzbeauftragter bestellt ist (was bei den meisten Vereinen der Fall sein dürfte), liegt die Datenschutz-Verantwortung beim Vorstand. Das bedeutet: Der Vorstand haftet für Schadensersatzansprüche bei unzulässiger oder unrichtiger
- Erhebung
- Verarbeitung
- Nutzung
personenbezogener Daten.
Was bedeutet das in der Praxis?
In der Praxis bedeutet das, dass Zugriffsrechte auf Daten gemanagt werden müssen. Personenbezogene Daten müssen unter Umständen sogar verschlüsselt gespeichert.
Wir kennen nicht nur die Anforderungen, sondern auch geeignete Tools, mit denen diese Anforderungen in die Praxis umgesetzt werden können. Sprechen Sie uns an!
