Kollaboratives Arbeiten Gemeinsames Arbeiten an einem Dokument: Wie funktioniert das und wie nützt das meinem Team?
In Unternehmen ist es spätestens seit der COVID-19-Pandemie selbstverständlich geworden: das gemeinsame Arbeiten räumlich getrennter Teams an einem gemeinsamen Dokument, das sogenannte „kollaborative Arbeiten“.
Immer wieder wundern wir uns bei unserer Arbeit für Vereine und Nichtregierungsorganisationen, dass kollaboratives Arbeiten an Dokumenten noch nicht überall die Regel ist. Auch aufgrund von Gesprächen sind wir überzeugt, dass viele aus Unkenntnis die erheblichen Vorteile nicht sehen und aus reiner Gewohnheit weiterarbeiten wie bisher.
In diesem Beitrag erklären wir die Unterschiede zwischen der früheren Arbeitsweise und kollaborativem Arbeiten und zeigen den Nutzen und die Vorteile auf.
Egal, ob Konzept, Arbeitspapier oder eine Pressemitteilung: derartige Dokumente werden in der Regel von mehreren Menschen gemeinsam erstellt. Das ist auch in Vereinen und Nichtregierungsorganisationen der Fall.
Da sich Wissen und Information im Internet-Zeitalter immer schneller verbreiten, werden die vorgenannten Dokumente auch immer schneller benötigt, zum Beispiel möglichst schnell nach Eintreten eines Ereignisses. Demzufolge muss auch die Erstellung immer schneller gehen. Der technologische Fortschritt hat dazu geführt, dass es hierfür heute Werkzeuge gibt, die diese Anforderung unterstützen.
Arbeiten früher …
Diese Entwicklung ist jedoch an manchen vorbei gegangen: sie arbeiten immer noch so, wie vor einigen Jahren. Schauen wir uns das am Beispiel eines gemeinsam erstellten Dokuments an:
Der Ablauf dabei ist folgender:
- Der Hauptautor erstellt den Entwurf.
- Nach Fertigstellung wird dieser per E‑Mail an die übrigen Teammitglieder (Co-Autoren) versendet.
- Alle Teammitglieder bearbeiten nun ihre Version des Dokuments. Im besten Falle werden Kommentare und Überarbeitungsmarkierungen verwendet.
Beachten Sie, dass zu diesem Zeitpunkt physikalisch vier verschiedene Versionen des Dokuments existieren! - Die Co-Autoren senden ihre überarbeitete Version wieder per E‑Mail an den Hauptautor.
- Der Hauptautor konsolidiert die Änderungen, d. h. er erstellt aus allen Dokumenten eine neue Version. Der Zyklus beginnt anschließend erneut, mit dem Versand der neuen Version an die Co-Autoren.
Insgesamt ist dies ein sehr langatmiges und fehleranfälliges Prozedere. Das gilt insbesondere, wenn die Beteiligten sich noch gegenseitig „ihre“ Versionen zusenden: irgendwann weiß niemand mehr, welches denn nun der aktuelle Stand ist.
… und heute
Beim kollaborativen Arbeiten ist das anders: zu jedem beliebigen Zeitpunkt existiert physikalisch immer genau eine Version des Dokuments, welche „in der Cloud“ gespeichert ist:
Aus dieser Arbeitsweise ergeben sich verschiedene Vorteile.
Die Vorteile
Es liegt auf der Hand, dass das umständliche Versenden und Zusammenführen der verschiedenen Versionen eines Dokuments entfällt. Somit besteht auch nicht mehr die Gefahr, dass jemand mit einer veralteten Version arbeitet und im Prozess Änderungen verloren gehen.
Änderungen eines Autors sind unmittelbar für alle anderen sichtbar. Das funktioniert sogar, wenn zeitgleich mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten.
Sinngemäß gilt das auch für Kommentare und Anmerkungen. So ist eine Diskussion über den Inhalt zwischen den Autoren direkt im Dokument jederzeit problemlos möglich (d. h. ohne dass die jeweilige Version hin und her gesendet werden muss), ohne das es hierfür eines gemeinsamen Termins bedarf: ein:e Autor:in kommeniert etwas, die anderen werden benachrichtigt und ergänzen etwas oder beantworten eine Frage – ob eine Stunde oder einen Tag später ist dabei unerheblich.
Zugriffsberechtigungen können frei vergeben werden. Es kann also eingestellt werden, dass bestimmte Personen das Dokument bearbeiten dürfen, andere könne es dagegen nur kommentieren, bzw. Änderungsvorschläge machen oder sogar nur anschauen.
Geeignete Produkte
Zahlreiche Produkte unterstützen das kollaborative Erstellen von Dokumenten. Die bekanntesten sind:
- Microsoft 365 (Bestandteil von Teams) ist für alle zu empfehlen, die mit Microsoft-Produkten (Word, Excel,…) vertraut sind.
- Auch Google bietet entsprechende Anwendungen an (Google Docs, Sheets, …).
- In Apple-Umgebungen heißen die entsprechenden Anwendungen Pages, Numbers, usw.
- Eine weitere kostenfreie Lösung zur Erstellung von Textdokumenten ist Etherpad.
Sie haben Fragen zu kollaborativem Arbeiten oder möchten ein entsprechendes Produkt in Ihrem Hause einführen? Dann sprechen Sie uns gerne an!
