In Unter­neh­men ist es spä­tes­tens seit der COVID-19-Pan­de­mie selbst­ver­ständ­lich gewor­den: das gemein­sa­me Arbei­ten räum­lich getrenn­ter Teams an einem gemein­sa­men Doku­ment, das soge­nann­te „kol­la­bo­ra­ti­ve Arbeiten“.
Immer wie­der wun­dern wir uns bei unse­rer Arbeit für Ver­ei­ne und Nicht­re­gie­rungs­or­ga­ni­sa­tio­nen, dass kol­la­bo­ra­ti­ves Arbei­ten an Doku­men­ten noch nicht über­all die Regel ist. Auch auf­grund von Gesprä­chen sind wir über­zeugt, dass vie­le aus Unkennt­nis die erheb­li­chen Vor­tei­le nicht sehen und aus rei­ner Gewohn­heit wei­ter­ar­bei­ten wie bisher.

In die­sem Bei­trag erklä­ren wir die Unter­schie­de zwi­schen der frü­he­ren Arbeits­wei­se und kol­la­bo­ra­ti­vem Arbei­ten und zei­gen den Nut­zen und die Vor­tei­le auf.

Egal, ob Kon­zept, Arbeits­pa­pier oder eine Pres­se­mit­tei­lung: der­ar­ti­ge Doku­men­te wer­den in der Regel von meh­re­ren Men­schen gemein­sam erstellt. Das ist auch in Ver­ei­nen und Nicht­re­gie­rungs­or­ga­ni­sa­tio­nen der Fall.
Da sich Wis­sen und Infor­ma­ti­on im Inter­net-Zeit­al­ter immer schnel­ler ver­brei­ten, wer­den die vor­ge­nann­ten Doku­men­te auch immer schnel­ler benö­tigt, zum Bei­spiel mög­lichst schnell nach Ein­tre­ten eines Ereig­nis­ses. Dem­zu­fol­ge muss auch die Erstel­lung immer schnel­ler gehen. Der tech­no­lo­gi­sche Fort­schritt hat dazu geführt, dass es hier­für heu­te Werk­zeu­ge gibt, die die­se Anfor­de­rung unterstützen.

Arbeiten früher …

Die­se Ent­wick­lung ist jedoch an man­chen vor­bei gegan­gen: sie arbei­ten immer noch so, wie vor eini­gen Jah­ren. Schau­en wir uns das am Bei­spiel eines gemein­sam erstell­ten Doku­ments an:

Der Ablauf dabei ist folgender:

1. Der Haupt­au­tor erstellt den Entwurf.
2. Nach Fer­tig­stel­lung wird die­ser per E‑Mail an die übri­gen Team­mit­glie­der (Co-Autoren) versendet.
3. Alle Team­mit­glie­der bear­bei­ten nun ihre Ver­si­on des Doku­ments. Im bes­ten Fal­le wer­den Kom­men­ta­re und Über­ar­bei­tungs­mar­kie­run­gen verwendet.
   Beach­ten Sie, dass zu die­sem Zeit­punkt phy­si­ka­lisch vier ver­schie­de­ne Ver­sio­nen des Doku­ments existieren!
4. Die Co-Autoren sen­den ihre über­ar­bei­te­te Ver­si­on wie­der per E‑Mail an den Hauptautor.
5. Der Haupt­au­tor kon­so­li­diert die Ände­run­gen, d. h. er erstellt aus allen Doku­men­ten eine neue Ver­si­on. Der Zyklus beginnt anschlie­ßend erneut, mit dem Ver­sand der neu­en Ver­si­on an die Co-Autoren.

Ins­ge­samt ist dies ein sehr lang­at­mi­ges und feh­ler­an­fäl­li­ges Pro­ze­de­re. Das gilt ins­be­son­de­re, wenn die Betei­lig­ten sich noch gegen­sei­tig „ihre“ Ver­sio­nen zusen­den: irgend­wann weiß nie­mand mehr, wel­ches denn nun der aktu­el­le Stand ist.

… und heute

Beim kol­la­bo­ra­ti­ven Arbei­ten ist das anders: zu jedem belie­bi­gen Zeit­punkt exis­tiert phy­si­ka­lisch immer genau eine Ver­si­on des Doku­ments, wel­che „in der Cloud“ gespei­chert ist:

Aus die­ser Arbeits­wei­se erge­ben sich ver­schie­de­ne Vorteile.

Die Vorteile

Es liegt auf der Hand, dass das umständ­li­che Ver­sen­den und Zusam­men­füh­ren der ver­schie­de­nen Ver­sio­nen eines Doku­ments ent­fällt. Somit besteht auch nicht mehr die Gefahr, dass jemand mit einer ver­al­te­ten Ver­si­on arbei­tet und im Pro­zess Ände­run­gen ver­lo­ren gehen.

Ände­run­gen eines Autors sind unmit­tel­bar für alle ande­ren sicht­bar. Das funk­tio­niert sogar, wenn zeit­gleich meh­re­re Autoren an einem Doku­ment arbeiten.

Sinn­ge­mäß gilt das auch für Kom­men­ta­re und Anmer­kun­gen. So ist eine Dis­kus­si­on über den Inhalt zwi­schen den Autoren direkt im Doku­ment jeder­zeit pro­blem­los mög­lich (d. h. ohne dass die jewei­li­ge Ver­si­on hin und her gesen­det wer­den muss), ohne das es hier­für eines gemein­sa­men Ter­mins bedarf: ein:e Autor:in kom­me­niert etwas, die ande­ren wer­den benach­rich­tigt und ergän­zen etwas oder beant­wor­ten eine Fra­ge – ob eine Stun­de oder einen Tag spä­ter ist dabei unerheblich.

Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen kön­nen frei ver­ge­ben wer­den. Es kann also ein­ge­stellt wer­den, dass bestimm­te Per­so­nen das Doku­ment bear­bei­ten dür­fen, ande­re kön­ne es dage­gen nur kom­men­tie­ren, bzw. Ände­rungs­vor­schlä­ge machen oder sogar nur anschauen.

Geeignete Produkte

Zahl­rei­che Pro­duk­te unter­stüt­zen das kol­la­bo­ra­ti­ve Erstel­len von Doku­men­ten. Die bekann­tes­ten sind:

• Micro­soft 365 (Bestand­teil von Teams) ist für alle zu emp­feh­len, die mit Micro­soft-Pro­duk­ten (Word, Excel,…) ver­traut sind.
• Auch Goog­le bie­tet ent­spre­chen­de Anwen­dun­gen an (Goog­le Docs, Sheets, …).
• In Apple-Umge­bun­gen hei­ßen die ent­spre­chen­den Anwen­dun­gen Pages, Num­bers, usw.
• Eine wei­te­re kos­ten­freie Lösung zur Erstel­lung von Text­do­ku­men­ten ist Ether­pad.

Sie haben Fra­gen zu kol­la­bo­ra­ti­vem Arbei­ten oder möch­ten ein ent­spre­chen­des Pro­dukt in Ihrem Hau­se ein­füh­ren? Dann spre­chen Sie uns ger­ne an!