Zuletzt aktualisiert am 20. Oktober 2025 durch Jürgen Voskuhl
„Der Newsletter kostet uns zu viel Zeit – wir stellen ihn ein.“ Dieser Satz fiel im TSV 1889 e.V. Dudenhofen, als die ehrenamtliche Redaktion jede zweite Woche eine volle Stunde für die manuelle Erstellung opferte.
Die Lösung lag nicht darin, den wichtigen Kommunikationskanal aufzugeben, sondern den Prozess grundlegend zu ändern. Heute spart der Verein 92 Prozent der Zeit – und der Newsletter ist beliebter denn je.
Die Krise: Ein Kanal am Scheideweg
Im TSV Dudenhofen stand der Newsletter kurz vor dem Aus. Die Gründe:
"Es ging nie um die Frage, ob wir unsere Mitglieder informieren wollen: das tun wir über zahlreiche Kanäle. Der Newsletter war bisher jedoch der zeitaufwendigste Kanal", erinnert sich Jennifer Keck, Mitglied im Redaktionsteam des TSV. Die Erkenntnis war klar: Nicht der Newsletter war das Problem, sondern seine Erstellung.
Die Lösung: Automatisierung, die wirklich entlastet
Der Ansatz von itcv ging weit über einfache KI-Hilfsmittel hinaus. Statt die Redaktion mit weiteren Tools zu belasten, entwickelten wir ein vollautomatisiertes System. Nachfolgend eine grobe Ablaufskizze:
Der Unterschied: Vorher und nachher
Früher verbrachte die Redaktion über eine Stunde mit:
- Sammeln der Inhalte aus WordPress
- Erstellen eines neuen Mailings auf Basis der TSV-Vorlage
- Manuelles Einfügen der gesammelten Inhalte (Beitragstitel, Textauszug, Beitragsbild, Link)
- Formulieren einer zu den Beiträgen passenden Einleitung
- Erteilen des Versandauftrags
Heute benötigt das Team nur noch fünf Minuten für:
- Eine kurze Sichtprüfung
- Eventuelle kleine Anpassungen
- Den finalen Versandauftrag
"Früher diskutierten wir über das Ob – heute über das Wie. Der Newsletter ist wieder ein Highlight für unsere Mitglieder!"
Warum das mehr ist als nur "KI einsetzen"
Viele Vereine probieren KI-Tools aus – doch oft bleibt der manuelle Aufwand bestehen. Unser Ansatz ist anders:
🔹 Kein zusätzliches Tool, das gelernt werden muss
🔹 Kein Kopieren und Einfügen zwischen Systemen
🔹 Keine technischen Kenntnisse erforderlich
🔹 Die KI arbeitet im Hintergrund – die Redaktion sieht nur das fertige Ergebnis
Die Zahlen sprechen für sich:
- 92% Zeitersparnis (von 60 auf 5 Minuten)
- 23% höhere Öffnungsrate durch bessere Texte und Design
- 0 Diskussionen über Abschaltung – stattdessen Ideen für neue Formate
Das Fazit: Technologie, die Ehrenamt schützt
Dieses Projekt zeigt: Oft scheitert gute Kommunikation nicht an mangelndem Willen, sondern an überflüssigem Aufwand. Für den TSV Dudenhofen bedeutet die Automatisierung:
✅ Der Newsletter bleibt erhalten – und wird sogar besser
✅ Die Redaktion gewinnt Zeit für wichtige Vereinsarbeit
✅ Die Mitglieder profitieren von regelmäßigen, hochwertigen Informationen
Beispiel-Newsletter des TSV Dudenhofen – vollautomatisch generiert mit KI-Textelementen und dynamischem Design
Wir dachten, wir müssten etwas streichen. Stattdessen haben wir etwas gewonnen – Zeit, Qualität und sogar mehr Leser!
Ihr Verein steht vor ähnlichen Herausforderungen?
Ob Newsletter, Mitgliedermagazin oder Social Media – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kommunikation ohne Mehrarbeit verbessern können.
PS: Die größte Ironie? Der Newsletter, der fast eingestellt wurde, ist heute das am meisten gelesene Format des Vereins. Manchmal muss man nicht weniger kommunizieren – sondern einfach intelligenter.
